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ToDoリストは今すぐやめよう。定時帰りにこだわる営業マンがオススメのタスク管理の方法を紹介します。

カズヒロ
カズヒロ
今日も素晴らしい商材を
一人でも多くのお客様にお届けいたします。笑

プロポジティブ野郎カズヒロ(@kazu_ambassador)です。

漫画しか読めない・人見知り・営業職アンチの状態から、
3ヶ月で営業成績トップを経験しました。

・どうしたらスムーズに仕事が進むの?
・ToDoリストはダメなの?
・タスク管理どうしたら良いの?

こんな悩みを解決できる記事を用意しました。

営業職は業務量が多く残業が当たり前と言われています。しかし、私は業務がかなり多い方でしたが、急なイレギュラーを除き残業はほぼゼロでした。

とはいえ、私はもともと自分でも自覚するほどタスク管理ができず、毎日様々な不備で怒られていました。だからこそ、ToDoリストのアプリを愛用していました。

それでも、ミスはかなり多かったです。

ただ、ToDoリストをやめて違う方法に変えてからは、かなりミスが減りました。
あなたもこの記事を読むことで、タスク管理ができず苦しむということが減ります。

ぜひ、参考にしてみてください。

ToDoリストを卒業すべきです。タスク管理の方法に向かない3つの理由

ToDoリストのアプリって便利ですよね。思いついたらすぐにメモに残せますし、すぐに見返せます。
ただ、私はオススメしません。

理由はシンプルで、書いてあることが全て完了することが少なく、ミスも減らないからです。
後で知ったことですが、メンタリストのDaigoさんもToDoリストのアプリには疑問を唱えています。

今回は実際に愛用していた私だからこそ話せる、『タスク管理の方法としてのToDoリストが向かない理由』を3つに絞ってお伝えいたします。

やるべきこと以外にやりたいことも混ざってしまう

これは、見返すとかなりグサグサくるポイントだと思います。

ToDoとは、訳すと「やるべきこと」ですよね。なのに「やりたいこと」や「やれたら素敵」ということも書いてしまっているんです。

・この作業は明日でも良いけど今日できると楽だから→リストに追加
・これ気になるから後で調べよう→リストに追加
・明日休みだし本でも買おう→リストに追加

本当に無駄です。

本当に先にやるべきこと、がごちゃごちゃになって理解できなくなってしまいます。

結果、今日やらないといけないことが終わっていなかったりします。
アプリは手軽すぎるために、いちいち余計なものまで書いてしまいます。

これは意識だけだとなかなか直すのが難しく、気づくと色々書いてしまっています。

行動を細かく書きすぎてしまう

「やるべきこと」ではなく、そのための行動を書いているパターンですね。

会議で議事録をとる。会議室の予約をする。会議室にある椅子の数を調整する…

細かすぎます。「10:00〜会議(9:00に準備開始)」とかで大丈夫ですよね。行動が細かいとかえって不安になります。これで全部かな?これで大丈夫かな?などとなり、結局時間がかかりますしアプリへの入力の時間も無駄です。

特別準備するものがあれば、それだけメモすれば良いと思います。

作業を自動化して、行動レベルまで細かく考えなくても済むようにしていきましょう。

書いただけでやった気になってしまう

これがかなり厄介でして、やるとわかりますがアプリなんていちいち開きません。
なので書くだけクラブみたいになり、書くだけで満足してしまいます。

頭の整理をしたところで、自分の中だけで解決はしても現実では何も変わっていません。
あなたがしたいことが頭の整理だけなら良いのですが、タスク管理という点でいうと意味がありませんよね。

頭の整理ができたらミスも減ると思うかもしれませんが、少ししか減りません。
頭の中をスッキリさせるだけなら1分の瞑想や深呼吸3回で十分です。

書くだけではなくて実際にタスク管理ができないと意味がありません。

ToDoリストよりおすすめなタスク管理はこれだ!

ToDoリストのアプリはタスク管理のための方法とは言えないとお伝えしてきました。

では、どういう方法がタスク管理をする上で有効なのでしょうか?
私はこの方法で驚くほど効率が上がり、ミスが減りました。

少し大きめの付箋を利用する

意外かもしれませがこれです。小さめではなく少し大きめのものです。

小さいものだと1つ書いては貼る、1つ書いては貼る、というのを繰り返すのでアプリと変わらないです。なので少し大きめの付箋に色々と書いてください。

私は実際に正方形のポストイットを愛用しています。

このくらいの大きさだと、持ち運びも出来て小さすぎることも無いのでちょうど良いんです。

文房具が売っているお店ならだいたい置いてあるので探してみてください。

付箋の良いところ

目につくところに貼れる(潜在意識に残りやすい)

アプリと違って、目につくところに貼れるのは効果的です。
すぐ見えるところにあることで意識ができるので、忘れることも少なくなります。

私もそうですが、いちいちアプリを開いて確認する人ってなかなかいないですよね。
書くけど見ない → 頭の整理をしてスッキリするだけ…。

書くからには完了させないと意味がありません。
タスク管理とは、見える化することがとても大切です。

終わったら剥がせる(終わらないとずっと貼りっぱなし)

アプリと違って終わったか終わってないかがわかりやすいです。

先ほどの見える化と話が似ていますが、終われば剥がせる。つまり、終わらないとずっと残っている状態となります。0秒で終わっているかどうかがわかりますよね。

すばらしいスピードです。

ポストイットの場合、何回か貼り直しができるので完了したものをせんで消したり、少し追加をしたりもできます。そういった自由度もアプリには負けていません。

書ける量が決まっている(必要なことしか書けない)

これが一番大きいポイントなのですが、ToDoのアプリとは違って書ける量が決まっています。

タスク管理とはやるべきことを考えることもそうですが、やらないことを決めることも大切です。
なので書ける量が決まっていると、その考え方が自然にできるというわけです。

例えば5つ書きたいけどスペースが無い。その場合は3つに絞ったりするしかありません。
考えてやらなくて良いことは排除してください。

たまにこんな人いませんか?

小さい文字を書いたり、たくさんパソコンに貼っている人です。やめましょうね。笑
自分の仕事の出来なさを自慢してしまっています。かなり恥ずかしい状態ですよ。

できる限り、一枚に納めるようにしましょう。

どうしてもToDoリストにこだわりたい人は書く内容を3つに絞りましょう

どうしてもToDoリストから離れられないのであれば、1つだけ良い方法があります。

それは、『書くのは3つだけ』という縛りを儲けることです。

そうすることで本来のToDoリストとして、正しいタスク管理の方法と呼べるようになります。

また、場合分けするのも良いと思います。

  • やるべきこと3つ
  • できると次の日が楽になること3つ
  • やりたいこと3つ

などとすると、かなり明確になりますよね。

3つずつ場合分けしてフォルダ分け→フォルダごとに優先順位をつける→優先順位の高いフォルダから取り組んでいく

この流れを自分で作れるならアプリの価値が見えて来そうです。
余談ですが、私は管理自体がすごい苦手なので、それすら出来ませんでした。笑

まとめ

ToDoリストは卒業すべきです。理由としては、効率が逆に悪くなるからです。
なぜ、効率が悪くなるかというと

  • やるべきこと以外にやりたいことも混ざってしまう
  • 行動を細かく書きすぎてしまう
  • 書いただけでやった気になってしまう

という点があるからです。

では、どういう方法がタスク管理に向いているかというと『付箋』でした。

理由は、

  • 目につくところに貼れるから、潜在意識に残りやすい
  • 終わらないとずっと貼りっぱなしだから、一目で完了したかどうかがわかる
  • 書ける量が決まっているから、必要なことしか書けない

ということでした〜

ただ、ToDoにも良い使い方があって、

  • 書く量を3つに制限する
  • やりたいこと、やるべきこと、やると楽になることなどのフォルダで分けて管理する

という使い方ができればオッケーです。ただ、これはそもそもタスク管理ができる人ができる技です。
ToDoリストを使う人はそもそもタスク管理が苦手な人が多いので、難しいかもしれません。

まずは、付箋を試してみるのが良いのでは無いでしょうか。